6 Avantages avancés lors de l’utilisation des dossiers sans papier

Logiciel dentaire et conformité de HIPAA et LPRPDÉ

Quatre façons dont le logiciel dentaire ADSTRA fonctionne bien pour les Denturologistes et les Hygienists

Devenir une clinique dentaire sans papier

«Qu’est-ce qu’une clinique dentaire sans papier signifie pour vous?»

C’est habituellement la première question que je pose au gestionnaire ou au propriétaire d’une clinique dentaire lorsque vient l’idée d’une clinique sans papier. Même s’il y a encore plusieurs cliniques qui ne sont pas sans papier, l’idée d’un tel concept n’est pas nouvelle. En fait, il y a eu un article publié dans le «Business Week» le 30 juin 1975 à propos des «bureaux du futur» et comment ils seront éventuellement sans papier.

Mais quelle est la vraie signification d’une clinique dentaire sans papier?

C’est pourtant aussi simple que son nom l’indique. Une clinique dentaire sans papier est une clinique dans laquelle l’utilisation du papier est éliminée ou grandement réduite, en convertissant les informations existantes contenues sur papier en une version numérique.

En dentisterie, créer une clinique dentaire sans papier fait plutôt référence à migrer vers du «Sans fiche,» car il y a encore plusieurs cas avec lesquelles un document papier est toujours requis. Pendant que la majorité des informations du patient incluant les fiches, images et plans de traitement sont enregistrés numériquement, les communications externes et informations partagées (entrantes et sortantes) sont toujours faites sur papier.

Devenir une clinique dentaire sans papier

« Migrer vers le sans papier est un processus, pas un évènement. »

Créer une clinique dentaire sans papier n’est pas quelque chose qui se fait pendant la nuit; on peut parler de quelques temps afin de tout convertir. C’est quelque chose à prendre en considération lorsqu’on pense à faire une transition d’où nous sommes présentement à une clinique dentaire sans papier du futur. Établir des buts par étape, suivre les phases et prendre les mesures nécessaires afin d’atteindre chaque objectif est la façon de garder vos attentes réalisables.

Il n’y a aucune nécessité à faire tout d’un seul coup. Migrer vers le numérique : les fiches, les notes cliniques, l’envoi des rappels de rendez-vous par courriel aux patients sont tous des changements qui peuvent être faits lors de la conversion vers une clinique dentaire sans papier. Cependant, procéder une étape à la fois vous permettra de ne pas surcharger votre travail et celui des employés.

Assurez-vous que votre fournisseur de logiciel dentaire vous fournira une formation adéquate pendant le processus puisque cette façon vous permettra d’optimiser l’utilisation de votre logiciel dentaire afin de mieux répondre à votre nouvelle clinique dentaire sans papier.

Il y a de grandes chances que votre clinique dentaire soit déjà en quelque sorte une clinique sans papier et vous ne le savez simplement pas! Prenez un moment et réfléchissez précisément à votre processus d’affaires.

Qu’est-ce que vous maintenez de façon numérique et quelles tâches faites-vous toujours sur papier?

Voici une liste de tâches les plus communes aux cliniques dentaires :

  • Information des patients
  • Rendez-vous
  • Facturation et paiement
  • Plan de paiement
  • Soumettre des réclamations
  • Plan de traitement
  • Notes cliniques
  • Fiches dentaires
  • Imagerie vidéo et radiographie
  • Communication avec le patient
  • Référence à un spécialiste
  • Rapports quotidiens et administratifs
  • État de compte du patient
  • Suivi de l’inventaire

Maintenant évaluez à nouveau votre processus d’affaires. Regardez les tâches où vous utilisez encore le papier et vérifiez si vous pouvez les faire via votre logiciel dentaire. Pas certain? Pas de problème, simplement contacter votre fournisseur de logiciel dentaire et demandez-leur si votre logiciel possède ces habiletés. Si oui, parfait! Planifiez quelques séances de formation et débutez un plan de quelques étapes afin de créer votre clinique dentaire sans papier.

Si malheureusement votre logiciel ne possède pas les habiletés spécifiques dont vous recherchez, il pourrait être le temps d’effectuer un changement. Par exemple, le fournisseur de solutions logicielles ADSTRA, offre une solution infonuagique qui rencontrerait et excéderait vos attentes afin de créer votre parfaite clinique dentaire sans papier.

Maintenant que vous avez trouvé ce que vous pourrez faire avec une clinique dentaire sans papier, c’est le temps de trouver comment y arriver. Les fournisseurs de logiciels dentaires, comme ADSTRA, ont des solutions en place afin d’aider à vous libérer de ce stress. Convertir les documents entrants, les entreposer électroniquement et les classer par patient est une solution pratique.

Encore faut-il se souvenir que ceci est un processus, non un évènement. Vous garderez probablement vos anciens documents et fiches pour une certaine période de temps pendant votre transition vers une clinique dentaire sans papier. Avoir ceux-ci en main afin de pouvoir se référer restera pratique pendant la transition. Avec le temps, vous remarquerez que vous vous y réfèrerez de moins en moins, jusqu’au jour où vous en aurez plus besoin.

C’est là que vous pourrez finalement mettre en boîte vos derniers documents et fiches et utiliser pleinement votre nouvelle clinique dentaire sans papier.