Février 2020 a été le mois où tout a commencé à changer. Partout dans le monde, des gens tombent gravement malades, assez rapidement, et on ne sait pas quelle est la cause de la maladie. Comme nous le savons maintenant, cela a été causé par COVID-19 et une pandémie mondiale a été déclarée avec la fermeture de tous les services non essentiels tels que les cabinets dentaires. Les rendez-vous devaient être annulés, les patients devaient être informés, les rappels automatiques de rendez-vous devaient être suspendus et divers rapports devaient être soumis aux compagnies d’assurance afin que les pratiques puissent réclamer la perte de revenus. Avec un logiciel comme le logiciel dentaire ADSTRA, toutes les tâches mentionnées précédemment peuvent être effectuées sans effort, vous permettant de réorienter votre concentration là où elle est le plus nécessaire.
Les logiciels de gestion dentaire avancée contiennent les moyens d’envoyer des communications de masse personnalisées telles que des e-mails, des SMS et des cartes postales aux patients en fonction de leur mode de communication préféré pour les informer de leur rendez-vous annulé et expliquer la situation actuelle. La possibilité d’envoyer le même e-mail ou SMS à tous les patients ou à certains patients, élimine la nécessité de contacter chaque patient individuellement, ce qui vous fait gagner du temps.
De plus, ces systèmes de gestion ont la capacité de garder une trace de la raison de l’annulation et de produire divers rapports qui seront ensuite utiles lorsque vous tenterez de réclamer une perte de revenus via votre assureur. Par exemple, les cabinets dentaires utilisant le logiciel ADSTRA sont capables de créer les rapports suivants qui peuvent être utiles lors d’une telle crise:
- Liste de confirmation – la liste des patients dont rendez-vous prévues pour une date sélectionnée
- Rendez-vous par Praticien – répertorie tous les rendez-vous réservés pour une période sélectionnée pour l’ensemble du cabinet ou pour un seul praticien
- Rendez-vous par raison – répertorie tous les patients qui ont eu des rendez-vous pour une raison et une période de temps sélectionnées et indique s’ils les ont completés ou manqués
- Horaire du jour pour la semaine par praticien – donne une liste de tous les rendez-vous pour le praticien sélectionné pendant six jours
- Actes par praticien – répertorie les patients et les actes enregistrées pour un praticien particulier pendant une période de temps spécifiée
- Actes par praticien (totaux) – répertorie le total des actes effectuées et le total facturé pour chaque patient pendant une période de temps spécifiée, pour l’ensemble du cabinet ou pour un praticien particulier
Ces listes et rapports vous permettent de sélectionner une plage de dates spécifique. Par conséquent, vous pouvez montrer à votre compagnie d’assurance les rendez-vous que vous aviez planifiés mais que vous avez dû annuler, à quoi servait le rendez-vous et à quoi les revenus perdus pourraient représenter pendant cette période.
Il est évident que votre logiciel de gestion de cabinet dentaire est là pour vous faciliter la vie, que ce soit pendant une crise ou non. Ces systèmes automatisent, gèrent et rationalisent divers processus et doivent donc être correctement utilisés, en particulier pendant une crise mondiale. Dans de tels moments, profitez de votre logiciel et utilisez-le conformément à son utilisation prévue, vous donnant ainsi la possibilité de vous concentrer sur des tâches plus essentielles.
